El sistema GTD: Cinco pasos para organizar mejor tu vida

Las siglas GTD significan Getting Things Done, “realizar las cosas” o, como se tradujo el libro del mismo título al español: “Organízate con eficacia” (y que podrás encontrar en Amazon)

Se trata de un sistema práctico para todo tipo de personas que quieran organizar las tareas de cada día de forma sencilla y útil.

Lo inventó el norteamericano David Allen en 2001 y su libro sigue vendiéndose. Ya va por la 7ª edición, lo cual significa que a miles de personas les resultó útil.

El objetivo del sistema de Allen es que uno pueda organizar su vida de manera que sea más productiva sin que eso nos genere estrés. Suena bien.

Del “cubo” a las listas

Para ello, el GTD considera imprescindible crear listas. Pero Allen habla de varias listas, no de una sola donde vamos anotando todo tipo de gestiones, tareas y recordatorios. Crea varias listas en función de tus intereses vitales:la lista de la compra, los regalos de Navidad, las necesidades de tu familia, de tu casa, de tu trabajo, una mudanza, unos estudios, un viaje…

Por otra parte, Allen aconseja tener “cubos” que hacen la función de “cajón de sastre”. Un cubo puede ser, por ejemplo, la puerta de la nevera donde anotas una cita, un recado por hacer o algo que tienes que comprar. Otro cubo puede ser las lista de tareas que tienes en tu correo electrónico o una libreta, un papel donde hago mis anotaciones…  Así, lo que deposito en el “cubo” no tengo que memorizarlo contínuamente para que no se me olvide.

Y después, el siguiente paso, es pasar las anotaciones de mis cubos a su lista correspondiente.

Y ahí comienzan los sencillos pasos del sistema GTD:

Paso 1: Recopilar en “cubos”

Apunta las tareas en el cubo que tengas más a mano. Puede haber tareas que necesiten un espacio específico para ser agrupadas: los mails, por ejemplo. O bien tareas anotadas a mano en una libreta o en la nevera, como hemos dicho.

Paso 2: Procesar el “cubo”

Ahora toca procesar las anotaciones de mis cubos a su lista correspondiente. Según Allen, es importante que vacíes esos “cubos” al menos una vez por semana.

¿Qué hago con ese grupo de trabajos por procesar? El sistema GTD pide que lleves a cabo las siguientes tareas, en el siguiente orden:

1. Empezar desde el principio.
2. No procesar más de un elemento a la vez.
3. No devolver al cubo ningún elemento.
4. Si un elemento exige una acción para llevarlo a cabo, ten en cuenta:
   1. Si te lleva menos de 2 minutos, hazlo inmediatamente.
   2. Se te lleva más de 2 minutos, delégalo a quien corresponda o posponlo.

Paso 3: Organizar

Divide as tareas en:

1. Acciones próximas. Es la primera acción que debes llevar a cabo para que se cumpla una tarea. Por ejemplo, si quieres ir al dentista, debo llamar para pedir cita.
2. Proyectos. Son los que requieren más de una acción. Iré anotando acciones próximas hasta tener el proyecto concluido.
3. En espera. Son tareas que has delegado o que requieren una respuesta.
4. Algún día/Quizá. Son tus sueños, algo que te hace ilusión y que de momento no puede ser pero quién sabe. Un destino de vacaciones, un regalo especial… No lo deseches si está en tu mente.

A la par que sigues esta división, un calendario te será útil sobre todo para aquellas tareas que tienen un plazo establecido para entregar o solicitar. Es importante que el control de las fechas quede en lugar visible.

Paso 4: Revisar

Al menos diariamente deberías revisar tus listas. Así nada quedará olvidado o fuera de plazo.

Paso 5: Hacer

Todo este sistema organizativo debe conducirnos a acabar realizando las tareas, no a perdernos en una montaña de listas. Así que simplifica al máximo los pasos anteriores para que lo importante sea tu tiempo productivo.

La vida con más calma

Como ves, el sistema GTD es una opción para poner en práctica. A partir de estas pautas, puedes aplicar tu estilo particular. Puedes decidir cómo y cuándo recopilas los “cubos”, cuándo procesas cada cubo y así sucesivamente.

El sistema GTD te servirá si ves que con él vives mejor el orden en tu organización y, lo más importante, te ayuda a vivir la vida con más calma.

¿Cuál es su secreto?

La fórmula de oro del sistema GTD es que Allen parte de una premisa cierta: a los adultos se nos acumulan tareas en la cabeza y difícilmente las recordamos todas. Eso hace que nuestra memoria quiera recordar contínuamente todo lo que deberíamos hacer en un futuro, pero le cuesta.

Al hacer listas de tareas, el sistema GTD nos aporta la tranquilidad de saber que no nos vamos a dejar nada en el tintero. Eso relaja mucho, sin duda.